By: admin jogja
Yuk Ketahui Buku Buku Administrasi Forum Anak! - Sebagai sebuah organisasi yang
berada dibawah naungan pemerintah, forum anak sudah pasti diharuskan memiliki
data administrasi yang jelas dan terperinci. Apa sih administrasi itu? Saat ini
kata administrasi sering diartikan sebagai pekerjaan yang meliputi pendataan,
pencatatan, penyuratan, arsip, dan sebagainya. Administrasi ini diperlukan
sebagai salah satu cara mengoptimalkan sistem kerja, atau dalam organisasi
termasuk forum anak digunakan sebagai arsip dari kepengurusan-kepengurusan yang
lalu sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada pemerintah yang menaunginya,
serta dapat digunakan sebagai pedoman kepengurusan yang selanjutnya.
Sistem administrasi yang baik dapat mempermudah sebuah organisasi dalam mengetahui kekurangan kinerja organisasi kemudian memperbaikinya. Salah satu sistem administrasi yang dapat digunakan oleh organisasi termasuk forum anak adalah pembukuan. Apabila dalam bisnis pembukuan hanya dilakukan untuk catatan keuangan dan inventaris, maka pembukuan dalam forum anak dilakukan untuk tiap hal yang dilakukan. Berikut ini merupakan beberapa buku yang harus ada dalam administrasi forum anak. Yuk simak dan ingat ya!
Sumber : https://www.pexels.com/id-id/foto/gelap-meja-tulis-kantor-sekolah-4277209/ - Photo by Chester Zhao
Buku Induk
Buku Induk adalah buku yang
berisi profil pengurus pada tiap periode. Profil yang dicantumkan diantaranya
adalah Nomor Anggota, Nama Lengkap, Tempat dan Tanggal Lahir, Alamat, Jabatan,
dan informasi pribadi seperti No. WhatsApp, Email, atau Username Instagram.
Buku Notulensi Rapat
Buku Notulensi Rapat adalah buku
yang digunakan untuk mencatat hal-hal penting ketika pengurus sedang
melaksanakan rapat. Format yang dapat digunakan dalam Buku Notulensi Rapat
adalah Hari, Tanggal, Lokasi Rapat, Pimpinan Rapat, Jumlah Anggota Rapat, Pembahasan
Rapat, dan Kesimpulan. Pada notulensi, kesimpulan dapat ditulis dengan rapi dan
mendetail agar dapat dengan mudah dipahami oleh setiap orang yang membacanya.
Buku Kas
Buku Kas merupakan buku yang
berhubungan dengan segala urusan keuangan dalam organisasi. Buku kas mencatat
banyaknya uang masuk dan keluar disertai dengan keterangan penggunaannya. Buku
ini dapat ditulis dengan format tabel yang berisikan Tanggal, Keterangan, Debit
(uang masuk), Kredit (Uang Keluar), dan
Saldo (jumlah uang). Di beberapa kasus, buku kas juga dapat memiliki lembar
khusus untuk pencatatan iuran kas anggota atau pengurus organisasi dengan
format tabel nama pengurus, bulan, dan tanggal penyerahan kas.
Buku Presensi
Dalam setiap kegiatan forum anak pasti mengisi daftar hadir atau presensi kegiatan. Namun dalam administrasi, presensi tidak hanya dilakukan di kegiatan-kegiatan besar. Buku presensi dalam administrasi organisasi atau forum anak akan diisi setiap kali forum anak mengadakan pertemuan atau piket. Buku presensi dapat dibuat dengan format tabel yang berisikan Nama Kegiatan, Nomor urut, Nama, tanggal/bulan/tahun, tanda tangan, dan keterangan.
Sumber : https://www.pexels.com/id-id/foto/pria-kopi-buku-catatan-pena-7964376/ - Photo by Felicity Tai
Buku Surat Masuk
Buku Surat Masuk adalah buku yang
digunakan sebagai pencatatan arsip surat yang datang dari instansi lain kepada
forum anak. Buku Surat Masuk dapat ditulis menggunakan tabel dengan format No
Urut, Tanggal Surat Masuk, No Surat, Pengirim Surat, Perihal, dan Keterangan.
Apabila surat yang masuk merupakan surat undangan, maka tanggal acara dapat
dituliskan pada kolom keterangan.
Buku Surat Keluar
Buku Surat Keluar bisa dikatakan
sebagai kebalikan dari Buku Surat Masuk, yaitu buku yang digunakan sebagai
pencatatan arsip surat yang dibuat oleh forum anak kepada instansi lain. Buku
ini memiliki tabel yang hampir sama dengan buku surat masuk yaitu, No Urut,
Tanggal Surat Dibuat, No Surat, Penerima Surat, Perihal, dan Keterangan. Buku Surat
Keluar ini dapat dijadikan sebagai patokan Nomor Surat forum anak agar pada
periode kepengurusan selanjutnya Nomor Surat tidak perlu terus terusan diperbaharui.
Selain itu, dalam buku surat keluar juga harus terdapat Kode Indeks Surat sebagai
pedoman penulisan nomor surat dalam forum anak dan contoh penulisannya. Contoh
Pedoman Nomor Surat adalah sebagai berikut :
Nomor : 004/ERO/FAGK/II/2020
Keterangan :
004 : Nomor Surat
ERO : Kode Keterangan Surat
FAGK : Kode Organisasi
II : Bulan Surat Terbit
2020 : Tahun Surat Terbit
Buku Tamu
Buku Tamu adalah buku yang diisi setiap forum anak mendapatkan kunjungan di sekretariat. Biasanya Buku Tamu diisi ketika ada kunjungan dari forum anak daerah lain, atau kunjungan dari organisasi lainnya yang akan mengadakan kerja sama dengan forum anak. Format tabel dari Buku Tamu adalah No Urut, Hari, Tanggal, Nama Lengkap Tamu, Alamat/Instansi, Tujuan Kunjungan, Nomor Telepon/WhatsApp, Paraf/Tanda Tangan, dan Keterangan.
Nah, itu tadi adalah beberapa buku yang wajib dimiliki oleh forum anak sebagai bentuk administrasi. Selain dari buku-buku di atas, kalian juga dapat menambahkan beberapa pembukuan lainnya seperti dokumentasi, data forum anak yang dibawahi, dan arsip-arsip seperti laporan kegiatan, laporan triwulan, serta laporan akhir kepengurusan. Sebagai catatan, buku-buku administrasi tidak harus berupa buku cetak, namun juga bisa menggunakan media digital seperti Microsoft 365 atau fitur Google (Documents, Spreadsheet, Slides, dan Drive). Jadi sudahkah administrasi forum anakmu lengkap? Jika belum, yuk segera dilengkapi!
Referensi :
forumanak.id - Peraturan Menteri PPPA No 18 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan
umsida.ac.id - Pedoman Administrasi Organisasi Mahasiswa
gramedia.com - Pengertian Administrasi : Tujuan, Ciri, Fungsi, dan Jenisnya
